Wofür Tags da sind
Manche Merkmale passen in kein Feld: „Fahrgemeinschaft", „Schlüssel erhalten", „Jubiläumskonzert", „braucht Notenmappe". Für genau diese Fälle gibt es Tags — kurze, frei erfundene Schlagworte, die Sie an einen Datensatz heften und über die Sie später wiederfinden.
Der Unterschied zu einem eigenen Feld ist wichtig: Ein eigenes Feld hat einen Typ, eine feste Bedeutung und erscheint bei allen Datensätzen. Ein Tag ist formlos, entsteht nebenbei und hängt nur an den Datensätzen, denen Sie ihn geben. Als Faustregel: Was Sie regelmäßig auswerten wollen, gehört in ein Feld. Was situativ, spontan oder vorübergehend ist, ist ein Tag.
Wo es Tags gibt
Tags stehen bei Mitgliedern, Terminen, Musikstücken und Inventar-Gegenständen zur Verfügung. Jede dieser Arten hat ihren eigenen Wortschatz: Ein Tag, den Sie an einem Mitglied anlegen, taucht bei Terminen nicht als Vorschlag auf. Das hält die Vorschlagslisten kurz und verhindert, dass sich Schlagworte aus verschiedenen Bereichen vermischen.
Der Wortschatz gehört immer Ihrem Verein. Sind Sie in mehreren Vereinen aktiv, hat jeder seine eigenen Tags.
Voraussetzungen
Vorhandene Tags wählen Sie dort aus, wo Sie den Datensatz bearbeiten. Sie benötigen die passenden Bearbeitungsrechte für diese Person, diesen Termin oder den jeweiligen anderen Datensatz. Damit dürfen Sie vorhandene Tags zuordnen und deren Zuordnung wieder entfernen.
Neue Tag-Namen anlegen dürfen Sie nur mit dem zusätzlichen Recht Tags verwalten
(manage-tags) im ausgewählten Verein. Bearbeitungsrechte am Datensatz allein reichen
dafür nicht. Fehlt das Tag-Recht, beschränkt sich die Auswahl auf vorhandene Begriffe.
Die zentrale Übersicht unter Einstellungen → Tags zeigt den Wortschatz und seine Verknüpfungen. Berechtigte können dort Tags für einen ganzen Bereich löschen; das erklärt Tags zentral verwalten.
Ein Tag vergeben
Im Formular des Datensatzes finden Sie das Feld Tags. Tippen Sie dort den Anfang eines vorhandenen Begriffs und wählen Sie den passenden Vorschlag aus.
Mit Tags verwalten erscheint bei einem noch nicht vorhandenen Begriff zusätzlich das Angebot, ihn neu anzulegen. Der Screenshot zeigt diese berechtigte Ansicht. Ohne das Recht gibt es dieses Angebot nicht; ein unbekannter Begriff wird nicht als neuer Tag übernommen. Bitten Sie bei Bedarf die zuständige Vereinsverwaltung, den Begriff anzulegen oder das Recht gezielt über eine Rolle zu vergeben.
Nach der Auswahl erscheint der Tag als Chip am Feld. Über das Kreuz am Chip entfernen Sie nur seine Zuordnung zu diesem Datensatz. Wirksam wird die Auswahl mit dem Speichern.
Zwei Grenzen sind eingebaut: höchstens 50 Tags je Datensatz und 255 Zeichen je Tag. Beides werden Sie im Alltag nicht erreichen — und sollten es auch nicht anstreben: Wenige, konsequent verwendete Schlagworte sind mehr wert als viele ähnliche.
Tags für mehrere Personen hinzufügen
Wählen Sie in der Personenliste die gewünschten Personen aus und starten Sie die Aktion Tags hinzufügen. Wählen Sie vorhandene Tag-Namen aus und führen Sie die Aktion aus. Neue Namen können Sie auch hier nur mit Tags verwalten anlegen. Die Tags werden jeder ausgewählten Person hinzugefügt; ihre übrigen Tags bleiben erhalten.
Die Massenbearbeitung enthält das Feld Tags nicht. Wenn Sie dagegen eine einzelne Person bearbeiten und dort Tags ändern, ersetzt die gespeicherte Auswahl ihre bisherige Tag-Auswahl.
Nach einem Tag filtern
Der eigentliche Nutzen entsteht in der Liste. Das Trichter-Symbol über der Liste öffnet den Filterbereich: oben ein Suchfeld „Filter durchsuchen...", darunter alle Filter der Liste nach Themen gegliedert. In der Mitgliederliste steht Tags im Bereich Sonstiges; schneller geht es über die Suche — tippen Sie „Tag" oder „Schlagwort", und der Filter erscheint unter den Treffern.
Ein Klick auf Tags öffnet den Filter zum Bearbeiten. Wählen Sie in der Auswahlliste ein oder mehrere Schlagworte aus und bestätigen Sie mit … Ergebnisse anzeigen beziehungsweise Anwenden. Die Liste wird eingegrenzt. Schließen Sie anschließend den Filterbereich über Schließen oder das Kreuz, um das Ergebnis zu sehen.
Der aktive Filter erscheint als Chip über der Liste. Von dort aus arbeiten Sie weiter, ohne den Filterbereich erneut suchen zu müssen:
- Ein Klick auf den Chip öffnet den Tag-Filter direkt zum Bearbeiten — etwa um ein zweites Schlagwort dazuzunehmen oder eines abzuwählen.
- Das Kreuz am Chip entfernt genau diesen Filter, das Kreuz am rechten Rand der Zeile alle aktiven Filter auf einmal.
- Das Plus neben den Chips öffnet den Filterbereich, um einen weiteren Filter zu kombinieren, zum Beispiel Tag „Fahrgemeinschaft" plus Team „Jugend".
Ab da wirkt der Tag-Filter wie jeder andere Filter: Die Liste zeigt nur noch die passenden Datensätze — und damit auch der Export und jede Massenaktion, die Sie aus dieser Liste heraus starten. So wird aus „alle mit Tag Fahrgemeinschaft" in wenigen Klicks eine Nachricht an genau diese Gruppe.
Aufräumen
Das Entfernen eines Chips und anschließende Speichern löst nur die Zuordnung am betreffenden Datensatz. Der Tag selbst und die Zuordnungen anderer Datensätze bleiben bestehen. Auch ein Tag ohne Zuordnungen wird nicht allein deshalb aus dem gemeinsamen Wortschatz gelöscht.
Soll der Begriff ganz verschwinden, öffnen Sie Einstellungen → Tags. Mit Tags verwalten können Sie dort den konkreten Tag und alle seine Verknüpfungen endgültig löschen, ohne die verknüpften Datensätze zu löschen. Prüfen Sie vorher die Verknüpfungsanzahl in der Übersicht, im Dialog die Ressource und bestätigen Sie mit dem exakten Tag-Namen. Den Ablauf erklärt Tags zentral verwalten.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Mein Tag taucht beim Termin nicht auf. Jede Datensatzart hat ihren eigenen Wortschatz. Mit Tags verwalten können Sie den Begriff dort neu anlegen — gleicher Name, eigener Bereich. Ohne dieses Recht wählen Sie einen vorhandenen Begriff oder wenden sich an die Vereinsverwaltung.
Ich darf Personen bearbeiten, aber keine neuen Tags anlegen. Das ist beabsichtigt: Bestehende Tags zuordnen und neue Namen anlegen sind getrennte Rechte. Prüfen Sie mit der Vereinsverwaltung, ob Ihre Rolle zusätzlich Tags verwalten erhalten soll.
Groß- und Kleinschreibung. Tippen Sie den Anfang und nehmen Sie den Vorschlag, statt neu zu tippen. So entstehen keine Dubletten, die sich nur in einem Buchstaben unterscheiden.
Tag oder Team? Ein Team ist eine gepflegte Zugehörigkeit mit Zeitraum, Sichtbarkeit und Mitgliederliste. Ein Tag ist eine Notiz zum Wiederfinden. Wenn Sie Einladungen oder Listen darauf stützen wollen, nehmen Sie ein Team.
Tag oder Status? Der Mitgliedsstatus steuert Beiträge, Ehrungen und die Mitgliederliste. Tags steuern nichts — sie beschreiben nur.